De vereniging Huysmangroep III

De vereniging Huysmangroep III Zwolle is verantwoordelijk voor het spel van Scouting. Om de randvoorwaarden te kunnen creëren om dit spel te kunnen spelen heeft de vereniging een dagelijks bestuur. Het verenigingsbestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, twee groepsbegeleiders, penningmeester en PR bestuurslid.
Het verenigingsbestuur wordt gekozen door de groepsraad. In de groepsraad hebben alle ingeschreven stafleden van de speltakken, zoals die bij de Huysmangroep aanwezig zijn, zitting. Daarnaast hebben twee afgevaardigden van de stam, twee afgevaardigden van de materiaalmeesters en één afgevaardigde van de overige leeftijdsgroepen van de vereniging zitting in de groepsraad. Ook de leden van groepsbestuur, de Huysmeester en het facilitair bestuurslid maken er deel van uit. Namens de jeugdleden heeft per leeftijdscatagorie een ouder zitting. Daarnaast kan de groepsraad gasten uitnodigen.

De groepsraad

In de groepsraad worden alle groepszaken geregeld en kan gezien worden als de Algemene Leden vergadering (ALV) van onze vereniging. Er wordt onder meer gesproken over activiteiten, financiën, materiaal, etc. Bij onze groep hebben we één keer per zes weken een groepsraad. Bij deze groepsraad worden alle stafleden verwacht. De data worden aan het begin van het seizoen voor het hele jaar afgesproken, en wordt over het algemeen op zaterdag van 12:45 tot 14:00 gehouden.

In de groepsraad komen de volgende zaken aan bod;

  • Het beleid van de groep binnen het door Scouting Nederland vastgestelde beleid.
  • De samenstelling en de benoeming van de leden van het groepsbestuur.
  • Het coördineren van de activiteiten van de groep en haar speltakken.
  • Het onderhouden van contacten met de ouders voor zover het om groepsaangelegenheden gaat.
  • Het bepalen van standpunten t.a.v. voorstellen over het spelaanbod.
  • Het bespreken van het meerjarenplan en het goedkeuren van een jaarverslag / -plan.
  • Het controleren van de uitvoering van het door de groepsraad vastgestelde beleid.
  • Adviseren van de stichting, mogelijk door de zitting van vijf verenigingsbestuursleden in het stichtingsbestuur.

Bij het nemen van beslissingen c.q. bestuursverkiezingen is het verplicht alle leden van de groepsraad tenminste twee weken van tevoren op de hoogte te stellen over de te nemen besluiten / in te vullen vacatures.

  • Tenminste 75% van de groepsraadsleden dient zijn/haar stem uit te brengen.
  • Bij het nemen van beslissingen (ook aangaande verkiezingen) moet in de vergadering de helft plus 1 van de uitgebrachte stemmen het voorstel aanvaarden danwel verwerpen (hierbij tellen onthoudingen niet mee als uitgebrachte stem).
  • Voorstellen voor besluiten ten aanzien van groepsbeleid dienen schriftelijk te worden ingediend bij de secretaris.
  • Moties en amendementvoorstellen op het gebied van statuten of huishoudelijk reglement moeten aanvaard worden door tenminste 75% van de uitgebrachte stemmen.

Stemverhouding:
Ieder lid van de groepsraad heeft 1 stem om uit te brengen. De uitzondering is dat het groepsbestuur, ongeacht haar omvang 2 stemmen uitbrengt. Indien het dagelijks bestuur van de stichting deel neemt aan de vergadering heeft zij het recht een adviesstem uit te brengen, welke niet meetelt in de telling.

 

Het groepsbestuur (verenigingsbestuur)

Het groepsbestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een verenigingspenningmeester, twee groepsbegeleid(st)ers en een PR-functionaris. Er kunnen meer leden zijn als de groepsraad dat nodig vindt. De leden van het groepsbestuur worden door de groepsraad in functie gekozen voor een periode van twee jaar. Hierna moeten de groepsbestuursleden herkozen worden. In geval van vroegtijdige beëindigingen van een functie wordt iemand gekozen voor de resterende termijn. De functies van groepsvoorzitter en groepsbegeleider zijn onverenigbaar met de functie van leidinggevende bij een speleenheid.

Het groepsbestuur kent de volgende taakverdeling:

Groepsvoorzitter

  • Het voorzitten van de groepsbestuursvergaderingen
  • Het voorzitten van de groepsraad
  • Het onderhouden van contacten met ouders/verzorgers
  • Het onderhouden van contacten met andere groepen
  • Het bijwonen van Regiobestuursraden
  • Het bijhouden van stukken van de Landelijke Raad
  • Het nemen van initiatieven tot het organiseren van een ouderavond
  • Het controleren op de naleving van besluiten
  • Het opstellen van beleids- en meerjarenplannen
  • Het installeren van nieuwe stafleden
  • Het bezoeken van de zomerkampen van de verschillende speltakken
  • Het toelichten van beleids- en meerjarenplannen;
  • Het verslag doen van andere vergaderingen (Regiobesturenraad, stichtingsvergadering, groepsbestuursvergadering);
  • Het uitdelen van Verklaringen van Bevoegdheid
  • Is aanspreekpersoon van het materiaal

Groepssecretaris

  • Het maken en verspreiden van notulen van de groepsbestuursvergaderingen en groepsraden
  • Het opstellen en verspreiden van agenda’s voor groepsbestuursvergaderingen en groepsraden
  • Het verzorgen van de post en het doen uitgaan van brieven
  • Het bijhouden van presentielijsten
  • Het bijhouden en verspreiden van de vergaderagenda, uiterlijk 1 week voor de vergadering.
  • Het bespreken van de binnengekomen post
  • Het verzorgen van alle papierwerk
  • Het organiseren van een jaarlijkse Ouderavond waar als vast agendapunt het vaststellen van de vertegenwoordiging namens de speltakken (1 per leeftijdsgroep) binnen de groepsraad.

Groepsbegeleider

  • Het geven van speltakbegeleiding
  • Het maken van een (sociaal) jaarverslag
  • Contactpersoon zijn voor cursussen en trainingen
  • Het opstellen van een groepstrainingsplan
  • Het organiseren van een schaduwleiding
  • Bemiddelen bij conflicten bij speltakgebonden zaken
  • Het organiseren van en de controle op de evaluatie van spelraden
  • Het bezoeken van de zomerkampen van de verschillende speltakken
  • Het verslag doen van cursussen en trainingen
  • Het organiseren van een stavenavond
  • Het optimaliseren van speltakbezetting
  • Het organiseren van het teamleideroverleg
  • Het onderhouden van contacten met de coaches

PR-functionaris

  • Het verzorgen van uitingen in de pers ten behoeve van de Huysmangroep
  • Het (laten) uitkomen van het groepsblad het Kraaiennest
  • Het werven van leden
  • Het bewaken van de huisstijl
  • Het ontwikkelen en produceren van informatiemateriaal
  • Inkoop en verkoop van naambandjes en groepsdassen
  • Het onderhouden van externe contacten
  • Het organiseren van een open dag
  • Interne en externe communicatie

Verenigingsspenningmeester:

  • Het innen van de contributie
  • Het bijhouden van het verenigingskasboek
  • Het verzorgen van kascontroles bij de speltakken
  • Het uitbetalen van declaraties, gelden voor speltakken etc.
  • Het onderhouden van contacten met de coördinator financiële acties
  • Het bijhouden van de ledenadministratie (deze taak kan desgewenst door iemand anders worden uitgevoerd)
  • In overleg met de verenigingspenningmeester kunnen taken uiteraard onderling gedeeld worden.

Het Verenigingsbestuur

BramOverweg

Bram overweg

smoelenboek-edwin (1)

Edwin van Halem

Warner Hoijtink

Warner Hoijtink

redmar-drent

Redmar Drent

smoelenboek-evelien (1)

Evelien Laseur

huysmangroep-smoelenboek-quirijn-verlaan

Quirijn Verlaan